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La plupart des gens n’aiment pas les tracas liés à la relocalisation d’une entreprise, même si cela signifie que le nouvel emplacement offrira de meilleures installations. Mais avec une bonne planification, le déménagement des bureaux peut se faire de manière efficace, en respectant un budget et en perturbant le moins possible les employés, les clients et les activités quotidiennes de l’entreprise. Prenez les mesures suivantes pour assurer le succès de votre déménagement.
1. Organisez-vous et évaluez vos besoins
Un déménagement organisé des bureaux sera rentable en termes d’économies de coûts et de temps et réduira au minimum les pertes de productivité. Pour vous aider à rester organisé, établissez une liste de contrôle de tout ce dont vous avez besoin pour un déménagement en douceur.
Examinez certaines des questions suivantes auxquelles vous devez répondre : À qui devez-vous communiquer et à quel moment ? Quels sont les biens et les infrastructures que vous allez déménager dans vos nouveaux locaux ? Qui sera responsable des différentes phases du processus de déménagement ?
Étant donné que le déménagement des bureaux a un impact important sur votre entreprise, il est important de mesurer le succès de votre déménagement. Établissez des critères pour mesurer les performances de l’entreprise, la productivité et la satisfaction des employés, ainsi que les coûts pendant le déménagement. Un déménageur professionnel peut travailler avec votre équipe pour élaborer une stratégie de relocalisation des bureaux qui peut faire économiser de l’argent à votre entreprise.
2. Établissez rapidement un calendrier de déménagement des bureaux
Idéalement, vous devriez commencer à planifier votre déménagement entreprise 12 à 18 mois avant l’expiration de votre bail, surtout si vous avez une moyenne ou une grande entreprise. Une fois que vous avez commencé à planifier, établissez un calendrier de déménagement des bureaux indiquant les dates et les étapes clés qui guideront votre déménagement.
Votre calendrier doit prévoir les réunions avec les employés, la communication avec les principales parties prenantes, l’emballage du contenu, la déconnexion de l’infrastructure informatique, les plans de stockage et les dates de déménagement. Un tel calendrier permet non seulement d’orienter le déménagement de vos bureaux, mais aussi de faciliter la compréhension et la satisfaction de vos besoins par l’entreprise de déménagement.
3. Préparez votre nouvel espace de bureau
Avant de déménager toutes vos fournitures de bureau dans votre nouveau bureau, vous devez planifier le nouvel espace en fonction de vos besoins. Ne pas organiser l’aménagement du nouveau bureau peut ralentir les opérations commerciales et affecter le moral des employés. Les planificateurs et les concepteurs d’espace peuvent vous faire gagner du temps et de l’argent en configurant votre nouveau bureau à l’avance.
4. Prenez soin de vos employés
L’une des principales raisons pour lesquelles certaines délocalisations de bureaux sont confrontées à des perturbations et à des retards coûteux est le fait de ne pas tenir les employés au courant. Déterminez le rôle que vos employés joueront dans le processus de relocalisation et fournissez-leur les informations dont ils auront besoin pour réduire le stress lié au déménagement.
Tenez compte des besoins des employés, par exemple ceux qui ont des enfants ou des parents âgés à charge. Selon la nature de votre déménagement, vous devrez peut-être négocier des forfaits de réinstallation pour les employés. Demandez aux déménageurs de votre bureau de répondre à toutes les questions que les employés pourraient avoir au sujet de la réinstallation.
5. Préparez un budget de réinstallation et respectez-le
L’identification, le contrôle et la gestion de votre budget sont essentiels pour un déménagement réussi. Pour préparer un budget, obtenez des devis précis de tous les fournisseurs impliqués dans le processus de déménagement. Une entreprise de déménagement professionnelle peut vous faire gagner du temps dans l’établissement d’un budget afin d’éviter des dépenses coûteuses et imprévues.
Des facteurs tels que l’entreposage, l’emballage et le déballage, la nature des articles de bureau, l’installation et la distance auront une incidence sur votre budget de déménagement. Au lieu de négocier au téléphone, demandez à votre entreprise de déménagement de venir sur place pour estimer les coûts afin que votre budget soit le plus précis possible.
Profitez au maximum de la déduction fiscale pour les frais de déménagement. Les frais de services publics, les frais de déplacement, les frais d’expédition et le coût des fournitures de l’entreprise de déménagement sont des dépenses déductibles qui peuvent vous faire économiser de l’argent. Tenez un registre de tous les coûts liés au déménagement de votre bureau.
Les déménagements de bureaux peuvent être entachés par des malentendus et des retards. Une stratégie de relocalisation efficace peut aider à éviter les pièges courants associés aux déménagements de bureaux.